A Thtv. szerint idén május 1-jéig minden közös képviselőnek (intézőbizottsági elnöknek) kötelessége nyilvántartásba vetetnie magát, mert május 2-ától csak így láthatja el a közösség ügyeinek intézését. Erről a Tht. 55/A. § (2) bekezdése és 64/A. §-a rendelkezik.
A társasházközösségeket és tisztviselőiket sem bíróság, sem más szerv nem tartja nyilván, jelenleg csak a társasház, mint ingatlan szerepel az ingatlan-nyilvántartásban, a tisztségviselők pedig sehol. A nyilvántartásba vételi kötelezettség előírásával a jogalkotó három célt kíván elérni:
- elsődleges cél az átláthatóság, azaz létre kell hozni egy közhiteles nyilvántartást, amely tartalmazza, hogy ki jogosult képviselni az adott társasházat;
- másodszor elősegíteni a törvényességi felügyeleti eljárások hatékonyságát;
- harmadszor pedig a megfelelő kapcsolattartás elősegítése a társasházak és a közösség jogait és kötelezettségeit érintő hatósági eljárások során.
A Thtv. 55/A. § (2) bekezdése kimondja, hogy a közgyűlés által megválasztott közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke a közösség ügyintézését ellátó tevékenységet csak akkor láthat el, ha a tisztség keletkezésének tényét az ingatlanügyi hatóság – az erre irányuló kérelme alapján – az ingatlan-nyilvántartásba – a társasház törzslapra – bejegyezte.
Az ingatlan-nyilvántartási eljárás a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke által a társasházközösség – mint ügyfél – nevében benyújtott ingatlan-nyilvántartási kérelem (tehát kérelem formanyomtatvány) alapján indul.
A bejegyzés alapjául szolgáló okirat a közös képviselő, illetve az intézőbizottság elnöke megválasztásáról szóló határozatot tartalmazó közgyűlési jegyzőkönyv. A bejegyzés alapjául szolgáló okiratnak a közgyűlést levezető elnök, a jegyzőkönyvvezető és a jegyzőkönyv hitelesítésére megválasztott két tulajdonostárs nyilvánvalóan azonosítható aláírását kell tartalmaznia.
Az ingatlan-nyilvántartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló rendelet alkalmazásában az ügyletkötő fél személye akkor tekinthető nyilvánvalóan azonosíthatónak, ha
a) papíralapú magánokirat esetén az aláíró aláírásánál olvashatóan szerepel az ügyletet megkötő személy neve és az okirat szerinti ügyletkötői minősége, továbbá képviselet esetén olvashatóan megjelölték a képviseletet ellátó személy nevét is a képviseletet megalapozó tény feltüntetésével;
b) elektronikus magánokirat esetén az okiratban szerepel az ügyletet megkötő személy neve és ügyletkötői minősége, továbbá képviselet esetén megjelölték a képviseletet ellátó személy nevét is a képviseletet megalapozó tény feltüntetésével.
A bejegyzés alapjául szolgáló okiratnak az új Inytv. alaki és tartalmi követelményeinek kell megfelelnie, tehát tartalmaznia kell az érintett törzslap helyrajzi számát és a társasházközösség bejegyzési engedélyét is. Ugyanakkor az ügyfél adataira vonatkozó követelményeket a társasházközösség vonatkozásában kell teljesítenie az okiratnak.
A közös képviselő, illetve az intézőbizottság elnöke vonatkozásában – ha természetes személyek – a tartalmaznia kell a családi és utónevét, valamint a lakcímét.
Az új Inytv. 35. § (2) bekezdésében foglaltak szerint belföldön kiállított magánokirat bejegyzés alapjául csak akkor szolgálhat, ha kitűnik belőle a keltezés helye és ideje, az okiratot ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos ellenjegyzéssel látta el.
Az új Inytv. 42. § (2) bekezdésében foglaltak szerint „a jogok és tények bejegyzésére irányuló, kérelemre induló eljárásokban a jogi képviselet kötelező. Jogi képviselőként az ingatlanügyi hatósági eljárásban ügyvédi kamarai nyilvántartásba bejegyzett eljárási jogosultsággal rendelkező ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos, valamint a fél képviseletében a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (a továbbiakban: Kjtv.) alapján eljáró közjegyző járhat el.”
A fentiekre tekintettel a bejegyzés alapjául szolgáló közgyűlési jegyzőkönyvet ügyvédi ellenjegyzéssel szükséges ellátni.