Korábban kifejtettem, hogy a közösség legfőbb döntéshozó szerve a tulajdonostársakból álló közgyűlés, amelyen valamennyi tulajdonostárs részt vehet. Most azt mutatom be, mi történik akkor, ha egyetlen tulajdonos sem vesz részt a közgyűlésen és meghatalmazottal sem képviselteti magát.
Talán első olvasásra ez nehezen elképzelhető, de mind a képviseleti, mind pedig a tulajdonosi oldalról megközelítve életszerű lehet.
Mindenki előtt ismert, hogy közgyűlést szükség szerint, de legalább évente egyszer kell tartani. Az éves elszámolásról, a költségvetés megállapításáról szóló közgyűlést évente a szervezeti-működési szabályzatban meghatározott időpontig, de legkésőbb május 31-éig meg kell tartani. Nevezhetjük ezt beszámoló közgyűlésnek, vagy akár rendes közgyűlésnek is, hiszen ez az egyetlen olyan alkalom, amely megtartását a törvény nemcsak előírja, hanem annak határidejét is meghatározza. Annak rendje-módja szerint évente legalább ezt az egyet meg kell tartani.
A közgyűlést a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke hívja össze. A közgyűlésre valamennyi tulajdonostársat írásban kell meghívni, amellyel egyidejűleg a meghívó egy példányát a társasházban – jól látható helyen – ki kell függeszteni. A közös képviselőnek azonban az adott év január 1-jétől május 31-ig áll rendelkezésére az idő, hogy a közgyűlést megtartsa. Egy elmérgesedett helyzetben ezzel vissza is lehet élni. Különösen akkor, ha az összehívást a tulajdoni hányad 1/10-vel rendelkező tulajdonostársak kérték és a közös képviselőnek nem érdeke az, hogy az meg is legyen tartva. Össze lehet hívni a közgyűlést január 1-jén hajnali 3 órára, munkanapon reggel 5 órára, de akár éjfélre is. E tekintetben a törvény szabad kezet ad a közös képviselőnek, ha azt a szervezeti-működési szabályzat másként nem szabályozza. Az ünnepnapi, munkaszüneti napi, pihenőnapi, vagy a nagyon korai vagy késői időpontok alkalmasak arra, hogy a szabályszerű meghívás ellenére senki ne jelenjen meg.
A közgyűlés helyszínével kapcsolatban azt nem tartalmazza a törvény, hogy azt a társasház fekvése szerinti településen, vagy Budapesten azonos kerületben kellene megtartani. Így előfordulhat az is akár, hogy a közös képviselő távolabb lakik a képviselt tulajdonközösségtől, vagy esetleg másik településen, vagy kerületben található az irodája, és oda hívja össze a közgyűlést. Ezzel kapcsolatban semmilyen iránymutatást nem ad a törvény, így az elvi lehetősége fennáll annak, hogy egy budapesti közös képviselő az agglomerációban található irodájába hívja össze a közgyűlést, még akkor is, ha a gyakorlatban ez szinte elképzelhetetlen lenne konfliktus nélkül. Az viszont elképzelhető, hogy a budapesti tulajdonosok közül senki nem venne részt egy kilométerekkel távolabbi közgyűlésen.
Megfordítva a helyzetet, az is elképzelhető, hogy egy Balaton-parti társasház tulajdonosai – amely például üdülőházként funkcionál – élnek távol a Balaton partjától és az üdülőszezon kezdete előtt nem kívánnak odautazni a közgyűlésen való részvétel miatt.
Budapest vonzáskörzetében lévő ipari parkokban számtalan úgynevezett „ipari-társasház” található, amely jogilag mind társasház, de kizárólag nem lakás céljára szolgáló helyiségből áll és rendszerint egy vállalkozás telephelyeként vagy raktárként funkcionál. Budapesten pedig az egyik legnagyobb bevásárlóközpont üzemel társasházként. Ebben az esetben elmérgesedett helyzet és visszaélés nélkül is problémás lehet a közgyűlést összehívni, ha az üzletek vagy raktárak tulajdonosai jelentős távolságra élnek a társasháztól, amely közös képviselője helyben kívánja a közgyűlést megtartani.
Más esetekben sem garantált, hogy a tulajdonostársak megjelennek a személyes jelenléttel megtartott közgyűlésen, amely megtartása kötelező, azonban az azon való részvétel nem az. A „valamennyi tulajdonostárs részt vehet” utalás azt jelenti, hogy ez egy lehetőség, jogosultság a tulajdonostárs számára, de semmiképpen nem kötelezettség.
De mi történik akkor, ha azt azt összehívó és nem tulajdonos közös képviselőn kívül senki nem megy el a közgyűlésre? Milyen adminisztratív nehézségekkel szembesülhet a közös képviselő?
A közgyűlés akkor határozatképes, ha azon az összes tulajdoni hányadnak több mint a felével rendelkező tulajdonostársak jelen vannak. Ha a közgyűlés nem határozatképes, vagy a levezető elnök a közgyűlést a határozatképtelenné válása miatt berekesztette, megismételt közgyűlést kell tartani. A megismételt közgyűlés a jelenlevők tulajdoni hányadára tekintet nélkül határozatképes. A törvény arról rendelkezik, hogy a megismételt közgyűlés a jelenlevők tulajdoni hányadára való tekintet nélkül határozatképes. Arról nem szól, hogy mi történik akkor, ha nincs jelen egy tulajdonos (vagy megbízottja) sem, vagy ilyen esetben hogyan tartható a törvényben meghatározott május 31-i határidő. Ha a közös képviselő éppen tulajdonos is az adott társasházban, nemcsak a tisztségviselője a közösségnek, akkor személyében egy tulajdonos már biztosan jelen van. Vagy esetleg meghatalmazással képviselni tudja a távollévő tulajdonostársat.
A közös képviselő hívja össze a közgyűlést, de tegyük fel a példa kedvéért, hogy ő most nem tulajdonos. A közgyűlést a közös képviselő nyitja meg és tesz javaslatot a jegyzőkönyv vezetője és a jegyzőkönyvet hitelesítő két tulajdonostárs megválasztására. Neki tehát egyértelműen jelen kell lennie.
A közgyűlés levezető elnöke, a közgyűlési jegyzőkönyv vezetője és a jegyzőkönyvet hitelesítő két tulajdonostárs megválasztására tett javaslat kötelező napirendi pont. A felsorolásból is kitűnik, hogy a levezető elnök és a jegyzőkönyv vezetője nem kell, hogy tulajdonostárs legyen, de ott kell lenniük, vagy azonos személy esetén jelen kell lennie. A közgyűlés levezető elnökének és a közgyűlési jegyzőkönyv vezetőjének ugyanaz a személy is megválasztható, tehát ez lehet a közös képviselő is (aki most nem tulajdonos).
A jegyzőkönyvet a közgyűlésen erre megválasztott két tulajdonostárs hitelesíti. A törvény nem azt írja, hogy a közgyűlésen jelen lévő két tulajdonostársat lehet erre a feladatra megválasztani, csak annyit, hogy tulajdonosnak kell lennie. Akár távollévő tulajdonostárs is lehet jegyzőkönyv hitelesítő. A közgyűlésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell többek között a jegyzőkönyv hitelesítésére megválasztott két tulajdonostárs nevét. De nem szerepel itt sem, hogy a hitelesítőknek a jelenlévők közül kellene kikerülniük. A jegyzőkönyvet a közgyűlés levezető elnöke és a jegyzőkönyvvezető írja alá, és azt a közgyűlésen erre megválasztott két tulajdonostárs hitelesíti. A jegyzőkönyv elkészítésével kapcsolatban nem tartalmaz időbeli meghatározást a törvény. A törvény szerint „a közgyűlésről” kell jegyzőkönyvet készíteni és nem „a közgyűlésen”, tehát ez alapján utólag is elkészíthető. A jegyzőkönyv utólagos elkészítése ugyanis nem tilos. Annyit tudunk azonban, hogy a közös képviselőnek a közgyűlésen meghozott határozatokat a közgyűlés megtartásától számított nyolc napon belül a társasházban jól látható helyen ki kell függesztenie, továbbá ezzel egyidejűleg – ha a szervezeti-működési szabályzat ilyen kötelezettséget előír – azokról valamennyi tulajdonostársat írásban értesítenie kell.
Felmerül a kérdés, hogy hogyan hitelesít valaki egy jegyzőkönyvet, ha nincs is jelen azon a közgyűlésen, amit a jegyzőkönyv dokumentál? Például hangfelvétel alapján. Semmi nem tiltja, hogy a jegyzőkönyvvezető hangfelvétel alapján utólag készítse el a jegyzőkönyvet. A hangfelvételt a hitelesítők is meg tudják hallgatni, így igazolni tudják, hogy amit leírtak, az úgy történt, tehát azok valódiságát. A valódiságnak van ugyanis jelentősége. (A hangfelvétel készítésének szabályait most nem részletezem.)
A jegyzőkönyv okirat, mégpedig magánokirat. Hitelesítő tulajdonostársnak vagy jelentkezik valaki, vagy nem. Senkit nem lehet rá kötelezni, ezért előfordulhat olyan eset is, hogy nem lesz erre jelentkező. Attól, hogy nincs hitelesítő tulajdonostárs, vagy van, de nem hajlandó a jegyzőkönyvet aláírni, nem lesznek érvénytelenek a közgyűlésen meghozott határozatok. A hitelesítés a bizonyítást szolgálja. A hitelesített jegyzőkönyv teljes bizonyító erejű magánokirat lesz, a nem hitelesített jegyzőkönyv egyszerű, vagy nem teljes bizonyító erejű magánokirat. Ennek eredője a polgári perrendtartásról szóló törvény, amely szerint teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha két tanú igazolja, hogy az okirat aláírója a részben vagy egészben nem általa írt okiratot előttük írta alá, vagy aláírását előttük saját kezű aláírásának ismerte el; igazolásként az okiratot mindkét tanú aláírja, továbbá az okiraton a tanúk nevét és – ha törvény eltérően nem rendelkezik – lakóhelyét, ennek hiányában tartózkodási helyét olvashatóan is fel kell tüntetni.
Szintén polgári perrendtartási szabály, hogy a teljes bizonyító erejű magánokirat valódiságát (a hitelesített jegyzőkönyv is ennek minősül) csak akkor kell bizonyítani, ha azt az ellenfél kétségbe vonja, vagy a valódiság bizonyítását a bíróság szükségesnek találja. Ebben az esetben a valódiságát vitató tulajdonosnak kell bebizonyítania, hogy a jegyzőkönyv nem a valódiságnak megfelelő történéseket tartalmaz. Egyszerű, vagy nem teljes bizonyító erejű magánokirat (a nem hitelesített jegyzőkönyv ilyen) esetében, ha a tulajdonos vitatja annak valódiságát, a tulajdonközösségnek kell bizonyítania, hogy az abban foglaltak valósak. A hitelesítés elmaradása tehát nem vezet érvénytelenséghez, csak a bizonyítási teher megfordul.
Abban a társasházban, amelyben 25 lakásnál több lakás van (zárójelben jegyzem meg, hogy a nem lakás céljára szolgáló helyiséget is ide kell számolni, tehát 25 albetét felett), a közösség gazdálkodásának ellenőrzésére számvizsgáló bizottságot kell választani. A legalább egy elnökből és két tagból álló számvizsgáló bizottságot a tulajdonostársaknak saját maguk közül kell megválasztaniuk. Számvizsgáló bizottság elnöke és tagja tehát csak tulajdonos lehet. De kötelező-e nekik megjelenniük a közgyűlésen? Mert akkor máris akadna legalább 3 tulajdonos, aki jelen lenne. A válasz az, hogy ezt a törvény nem írja elő a részükre sem. A számvizsgáló bizottság jogkörében eljárva véleményezi a közgyűlés elé terjesztett javaslatot. Írásbeli szavazásnál és a számviteli szabályok szerinti könyvvezetés és beszámoló alapján elkészített éves elszámolásnál és a következő évi költségvetésnén, valamint a szervezeti-működési szabályzat által meghatározott értékhatár felett a bemutatott számlák esetében külön kiemeli a törvény, hogy véleményezniük kell. De a törvény nem írja azt elő, hogy személyesen jelen is kell lenniük. Viszont tulajdonosok, így jelen lehetnek. A véleményezésük megadása kötelező, de az tulajdonképpen formális, hiszen nem kötelező elfogadni.
Abban az esetben, ha a számvizsgáló bizottsággal kötött szerződés alapján, vagy a szervezeti-működési szabályzat rendelkezése miatt a tagok tevékenységükről évente kötelesek beszámolni a közgyűlésnek, akkor előfordulhat, hogy a szerződés vagy a szervezeti-működési szabályzat kötelezi őket a megjelenésre. A törvény azonban ilyen kötelezettséget nem ír elő, ezt nem várja el sem a tulajdonközösségtől, sem pedig a számvizsgáló bizottság tagjaitól. A számvizsgáló bizottság jelenléte akkor kötelező, ha ő hívja össze a közgyűlést, abban az esetben, ha a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke az erre vonatkozó kötelességének nem tesz eleget. Álláspontom szerint azonban a számvizsgáló bizottság tagjainak mégis „illik” megjelennie a közgyűlésen, hiszen tevékenységüket megbízási jogviszonyban látják el. A Ptk. tájékoztatási kötelezettséget ír elő a megbízott részére, amely alapján a megbízott köteles a megbízót tevékenységéről és a feladat állásáról kívánságára, szükség esetén e nélkül is tájékoztatni. A megbízott továbbá köteles a megbízót a megbízás teljesítéséről késedelem nélkül értesíteni. Ezt pedig hol máshol tudná megtenni a számvizsgáló bizottság, ha nem a közgyűlésen?
Mit tehet a közös képviselő (aki nem tulajdonos), ha ott áll egyedül, mert egyetlen tulajdonos sem ment el a közgyűlésre? A korábban ismertetett jegyzőkönyvet készítse el és fogalmazza bele, hogy senki nem jelent meg a közgyűlésen. Erről akár felvételt is készíthet, hiszen rajta kívül nem tartózkodik ott más személy, akinek a személyiségi jogát sértené, vagy a személyes adatát jogellenesen kezelné. Ezzel eleget tesz a kötelezettségének és ezt igazolni is tudja.
Elkerülhető a kellemetlen helyzet és a tulajdonosok nélküli közgyűlés megtartása, ha:
- az olyan időpontra kerül összehívásra, amely a legtöbb tulajdonostársnak megfelelő, akár előzetes igényfelmérés alapján is;
- az olyan helyszínre kerül összehívásra, amely minden tulajdonostársnak könnyedén megközelíthető és az utazás nem okoz vállalhatatlan kiadást vagy nehézséget;
- azon a távollévő tulajdonosok meghatalmazottai jelen tudnak lenni, akár előzetes egyeztetés alapján is;
- a számvizsgáló bizottság tagjaival és részvételével kerül összehívásra;
- megfelelő kommunikáció és munkakapcsolat van a közös képviselő és a tulajdonközösség közt.